労務担当者必読！
コロナ禍におけるテレワーク運用の課題と解決策

2020 年春以降、新型コロナウイルスの感染防止対策として、急速に普及したテレワーク。大手企業をはじめ多くの中小企業でも、場所や時間にとらわれない働き方が浸透しつつあります。しかし一方で、導入・運用に当たっては、コロナ禍という背景も相まって、労務管理に関する数多の課題も表面化してきています。
本資料では、テレワークの導入・継続に当たり、多くの企業が直面する課題とその対策についてまとめました。使用者、労働者双方に、より多くのメリットをもたらすテレワーク制度の構築に向け、活かしていただければ幸いです。

コロナ禍において、対応が割れる企業のテレワーク導入・継続

働き方改革の一環として総務省が推進し、新たな働き方として注目を集めていたテレワークの普及が大きく進んだ背景には、新型コロナウイルスの感染拡大が挙げられます。
しかし、新型コロナの収束が見通せないなかで、テレワークを継続するかどうかで企業の対応は割れています。業務の効率化につながると判断し継続を決めた企業、一旦導入したものの、生産性低下や取引先との関わりを理由に段階的に出社へと切り替えていった企業、オフィスに出社する人数を制限して出勤と在宅勤務を調整している企業など、現状の対応は様々。コロナ禍によって十分な制度設計がないまま導入に踏み切った企業も少なくなく、運用後に課題が表面化し、対応に苦慮している実態が浮かび上がります。

テレワーク定着のために課題の洗い出しを

テレワークは、「柔軟な働き方ができる」「通勤時間が減り、業務に集中できる」「多様な人材獲得につながる」「オフィスコストを削減できる」など、労働者にも使用者にも多くのメリットをもたらします。加えて、コロナ禍という現況にあっては、BCP対策としても非常に重要です。出社を継続することで感染者を出すリスクは当然ながら高まり、万が一感染者が出た際には事業の停滞が起きてしまいます。
テレワークを定着させるには、自社の課題や問題点を洗い出し、適切な対策をとっていくことがカギになります。以下では、テレワークを活用する上での課題と、その解決策について紹介します。

テレワークのメリット

労働者	●通勤時間の短縮、通勤に伴う精神的・身体的負担の軽減 ●業務効率化、時間外労働の削減 ●育児や介護と仕事の両立の一助となる ●仕事と生活の調和を図ることが可能　等
使用者	●業務効率化による生産性の向上 ●育児・介護等を理由とした労働者の離職の防止 ●遠隔地の優秀な人材の確保 ●オフィスコストの削減　等

見えてきた！テレワークの課題 労働時間の管理

課題

テレワークは、オフィスに出勤する働き方と比較して、従業員の業務開始時刻や終了時刻、労働時間の長さといった就労実態を把握しづらいという課題があります。また、自宅など管理者がいない場所で働くため、オン・オフの切り替えが難しく、労働時間が長くなる、深夜労働やサービス残業をしてしまう等のリスクも発生します。

対策

厚生労働省では、「始業・終業時刻の管理方法」として、メール、電話、勤怠管理の活用の3つを推奨していますが、いずれの方法を採用しても、常に管理者の目が届く状態ではないため、適時に業務の進捗確認が必須です。スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツールの導入なども検討し、自社にあった勤怠管理の方法を確立するのも一策です。

休憩時間・中抜け時間の取り扱いは？

テレワークを行う労働者に対しても、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、労働時間が8時間を超える場合は60 分以上の休憩を与えなければなりません。(労働基準法第34条1項) 労働基準法第34条第2項では原則として休憩時間を労働者に一斉に付与することを規定していますが、テレワークを行う労働者について、労使協定により、一斉付与の原則を適用除外とすることが可能です。
銀行や役所に行くなど、個人的な用事を済ませるための時間は、いわゆる「中抜け時間」として、主に次の2 通りの対応があります。

①休憩時間として扱う

• ・中抜け時間の開始・終了の時刻を報告させて休憩時間として扱い、労働者のニーズに合わせて始業時刻の繰り上げ、または終業時刻の繰り下げを行う。ただし、始業や終業時刻の変更が行われることがあることについて、予め就業規則に規定しておく必要がある。
• ・休憩時間一斉付与の原則の例外にも当たるため、労使協定も必要。

②時間単位の年次有給休暇として取り扱う

• ・労使協定の締結が必要。

時間外労働、休日労働の管理・対応は？

テレワーク勤務であっても、「実労働時間やみなされた労働時間が法定労働時間を超える場合」「法定休日に労働を行わせる場合」「現実に深夜に労働した場合」には、割増賃金の支払い義務が発生します。（労働基準法第37条）
注意すべき点は、テレワーク勤務は、オフィス勤務に比べて勤怠管理が複雑で、知らない間に残業代が膨らんでいる可能性があることです。そのため、企業は残業を許可制にするなどの工夫をしないと多額の残業代を請求される恐れもあります。また、テレワーク勤務者が、労働実態がないにもかかわらず明らかに過大に残業を申告するケースがないとも限りません。
このようなトラブルを避けるため、テレワーク勤務者は、業務に従事した時間を日報等において記録し、使用者はそれをもって当該労働者に係る労働時間の状況の適切な把握に努め、必要に応じて労働時間や業務内容等について見直すことが望ましいです。

長時間労働対策は？

オン・オフの切り替えが難しいテレワークは、長時間労働を招きやすい傾向があり、使用者は、労働者に対し、長時間労働による健康障害防止を図ることが求められます。

長時間労働を防ぐ具体的方法

1

就業規則上、時間外・休日・深夜労働の原則禁止を定めておく。（例外的にやむを得ない場合のみ許可制）

2

社内システムへのアクセスに時間制限をかける。

3

時間外・休日のメール送付自粛をルール化する。

4

対象者に自動的に警告表示するシステムを導入するなどして、長時間労働を行う労働者への注意喚起を行う。

見えてきた！テレワークの課題 テレワークに要する費用負担

課題

テレワークを行うことにより、通常勤務ではかからない、様々な費用が発生します。

テレワークを行うことによって発生する費用の例

● パソコンや携帯電話などの設備費
● インターネットの通信設備費および通信費
● ビジネスツールの導入費
● 文具などの消耗品費
● 在宅勤務によって発生する水道光熱費　など

対策

これらの費用について、曖昧にしておくと後々トラブルになる可能性も高まります。問題を回避するためには、会社が負担する範囲や割合などを予め労使で十分に話し合い、就業規則等に定めておくことが望ましいです。

テレワークで発生する費用には、プライベートと仕事との切り分けが難しいものも多いため、「在宅勤務手当」として支給する方法もあり、多くの企業が採用しています。労使間で取り決めた額を定額で支給することで、毎月の変動がなく、コストの見える化にもつながります。

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